役立つコラム

ペーパレス化の対象となる書類

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データ保存の要件が緩和されました。
では、どのような書類を電子化していけばいいか、対象を確認しましょう。

• ○契約書・資料などのビジネスに関わる文書
• ○会計・経理に関わる書類
• ○FAXの文書
• ○パンフレット、カタログ、ちらし、ポスターなどの販促書類

以上のようなものがあげられます。業務内容に応じて紙である必要がないと判断できるものは電子に置き換えていきたいですね。ただし、公的機関から発行される証明書などは原本を残しておく必要があるので注意が必要です。

ペーパレス化によるメリット

• ○コスト削減
• ○紙書類保管場所を別の用途に転向
• ○業務の効率化
• ○働き方の多様化
• ○情報漏洩リスクの低減・セキュリティ強化
• ○企業の社会的責任・環境保全

以上のようなメリットが挙げられます。もう少し詳しくみていきましょう。

コストが削減できる

紙代・印刷代・郵送代の削減、書類を保管するための道具の購入費用、印刷機器劣化によるメンテナンス費用などコスト削減効果は多岐にわたります。 デジタル化による初期費用は発生しますが固定費ではないため将来的に削減コストが上回ります。

オフィスの有効活用

紙で保管していた書類をデータ化すれば保存場所やキャビネットが不要になります。空いたスペースをミーティングスペースや従業員の福利厚生の為のスペースへ用途を転用するなど新たな活用法が期待できる他、オフィスを小さくすることも可能になります。

業務効率の向上

紙で文書を保存する事の欠点が書類探しに時間と移動を要するということです。保管場所へ移動し、必要なファイルを取り出し、その中から該当の文書を見つけなければいけません。また、保管に際しても分類・ファイリング・指定の場所に保管するという作業が発生します。
この点、最初からデータ保存していればデスクに座ったまま検索機能などを用いて容易に見つける事が可能になり、保管のために必要な作業もなくなります。 客先への資料や会議資料などはあらかじめデータを送信しておけば印刷やセッティングにかかる時間も短縮できます。

良い人材の確保にも -働き方の多様性-

文書が紙である場合、手元に無ければ何もできませんがデータ保管されている場合はどこにいてもそのデータにアクセスする事ができます。つまり、必ずしも出社しなければ仕事ができないという状態が無くなります。
例えば育児や介護、もしくは自身のケガなどにより出社での勤務が難しくなった場合、休業もしくは退職といった選択肢しかなかったものが、テレワークといった勤務方法を選ぶ事ができるようになります。
それだけではなく出張先や客先などで情報共有がしやすくなります。離れた場所同士での会議などの柔軟な対応も可能になることから様々な営業機会も生まれます。

セキュリティ面の強化・書類紛失の防止

文書保管のキャビネットをどれだけ厳重に管理しても、紛失や置き忘れなどの人的ミスはなくなりません。またそれが社内ではなく社外で起こってしまうと情報漏洩につながるリスクも含まれます。
電子データ保管であれば紛失などの人的ミスの防止につながります。またデータひとつひとつにパスワードをつけることが可能で、重要な文書ほど簡単にアクセスをしにくくることが出来ます。

地球環境への配慮

電子データ化されることで紙の消費量も紙ごみも減るので森林保全やCO2削減効果により企業の社会的責任を果たすことが出来ます。企業価値の向上にもつながります。